Informace o zpracování osobních ůdajů

Informace o zpracování osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

Správce údajů: Obec Lipí / Kontakty na správce najdete ZDE. www obec Lipí

Jaká je odpovědnost správce?

Jako správce Obec Lipí jsme odpovědni za veškerá zpracování Vašich osobních údajů v rámci některé agendy  v Obci. Dále vyřizujeme Vaše žádosti (např. o opravu, výmaz, o informaci o Vašich osobních údajích), námitky, a poskytujeme Vám informace o tom, jak a proč s vašimi osobními údaji nakládáme.

O řádné nakládání s osobními údaji se stará také pověřenec.

Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: Ingrid Rubešová, tel.: 608 755 523, ingrid.rubesova@sms-sluzby.cz.

K čemu je mi pověřenec?

Na pověřence se také můžete obracet s jakýmikoliv dotazy, podněty a požadavky na uplatnění Vašich práv, které se týkají přímo Vašich osobních údajů používaných v rámci některé agendy v obci Lipía to zejména, pokud se nechcete obrátit přímo na zástupce obce.

Pověřenec Vaše dotazy, požadavky a podněty odborně vyhodnotí, předá správci spolu s doporučením, jak je řešit, případně vám poskytne základní informace a konzultaci. Je vázaný mlčenlivostí a dodržuje důvěrnost i o stížnostech[1]. Odpovědný za vyřízení Vašich dotazů, podnětů, námitek a požadavků je však výhradně samotný správce.

Jaká jsou Vaše práva?

Pokud Vaše osobní údaje používáme v rámci nějaké agendy v  obci (odborně řečeno – naše obec je zpracovává jako správce), máte právo:

  1. Dotázat se, zda se zpracovávají, a žádat jejich kopii (export) (podrobněji čl. 15 Obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů č. 2016/679, dále používáme zkratku ON). V případě, že Váš požadavek na poskytnutí těchto informací bude zjevně bezdůvodný nebo nepřiměřený, zejména opakovaný v krátké době, můžeme požadovat úhradu přiměřených nákladů podle Sazebníku úhrad Zjevně bezdůvodný nebo nepřiměřený požadavek můžeme též odmítnout.
  2. Požadovat opravu svých osobních údajů, pokud jsou nepřesné, požadovat jejich vymazání, pokud se zpracovávají neoprávněně, a požadovat, abychom jejich zpracování omezili (podrobněji čl. 16, 17 a 18 ON).
  3. Dále v případech, kdy zpracování probíhá proto, že tím plníme náš úkol ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým jsme pověřeni (čl. 6 odst. 1 písm. e) ON), anebo kvůli našemu oprávněnému zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) ON), máte právo podat proti tomuto zpracování tzv. námitku (podrobněji čl. 21 ON).
  4. Dále máte právo se o zpracování svých osobních údajů dozvědět informace, vztahující se k jednotlivým agendám („účelům zpracování“). Jejich obecný přehled zveřejňujeme níže.
  5. Pokud je zpracování Vašich osobních údajů založeno na tom, že jste nám k němu udělili souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. anebo čl. 9 odst. 2 písm. a ON), máte právo tento souhlas kdykoli odvolat. Souhlas odvoláte tak, že na adresu ou.lipi@seznam.czzašlete zprávu, v níž uvedete, o jaký souhlas jde a že ho odvoláváte. Totéž můžete zaslat i listinnou zásilkou na naši adresu, uvedenou na začátku tohoto textu, anebo osobně.
  6. Ve Vašich dotazech, podnětech a požadavcích ke svým osobním údajům se musíte identifikovat a uvést na sebe kontakt, protože zpravidla budeme muset nejprve ověřit Vaši totožnost. Vyřízení urychlíte, pokud se na nás obrátíte způsobem prokazujícím Vaši totožnost, jako je datová schránka, e‑mail s uznávaným elektronickým podpisem anebo listinné podání s ověřeným podpisem, případně se na obecní úřad dostavíte osobně s průkazem totožnosti.
  7. Pokud nebudete spokojeni s vyřízením dotazu, požadavku nebo podnětu správcem, máte právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Předtím je ale vždy vhodné projednat problém s pověřencem. Jeho úkolem je především právě dohlížet na to, zda s Vašimi údaji pracujeme řádně a neporušujeme Vaše práva.

 

Jaké osobní údaje v jednotlivých agendách („účelech zpracování“) zpracováváme? Mateřská škola Lipí:

Velkou část údajů o žácích a jejich zákonných zástupcích zpracováváme, protože nám to přímo ukládají zákony či navazující prováděcí předpisy (školský zákon, zákony o zdravotním a sociálním pojištění, vyhláška o vedení dokumentace škol a školských zařízení a školní matriky, vyhláška o vzdělávání žáků se speciálními vzdělávacími potřebami a žáků nadaných a další). Takto zpracováváme především jméno a příjmení, rodné číslo, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, údaje o průběhu a výsledcích vzdělávání, údaje o zdravotní způsobilosti, jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu, adresu pro doručování písemností, telefonické spojení. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci v naší škole/školce, údaje ze školní matriky pravidelně předáváme Ministerstvu školství.

Dále zpracováváme na základě smluv údaje o našich zaměstnancích a dodavatelích či jejich zástupcích. Takto zpracováváme především jejich jmenné a kontaktní údaje, údaje o platu a odměně a dalších platbách, údaje pro zdravotní a sociální pojištění, bankovní spojení a další podobné údaje. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci v naší škole/školce, případně je předáváme na žádost nebo z důvodu plnění zákonné povinnosti ČSSZ, finanční správě, Úřadu práce ČR, zdravotním pojišťovnám.

Dále na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu zpracováváme některé osobní údaje v dalších evidencích, například pronájmů tělocvičny, zájmových kroužků, dále pro informování na webu o školních událostech a další. V kombinaci se smlouvami zpracováváme také údaje potřebné pro školní stravování, školní výlety a zájezdy, školy v přírodě či lyžařské kurzy a další podobné agendy. S těmito údaji pracují pouze určení zaměstnanci v naší škole/školce, popř. v případě akce pořádané školou je předáváme ubytovacímu zařízení, plavecké škole, cestovní agentuře apod.

Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou k účelu, pro který je zpracováváme, případně po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem.

Osobní údaje nepředáváme do nečlenských států Evropské Unie.

Osobní údaje nejsou předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování.

Obec:

Velkou část údajů o občanech obce, vlastnících nemovitostí v  naší obci nebo dalších lidech zpracováváme, protože nám to přímo ukládají zákony či navazující prováděcí předpisy (například zákon o evidenci obyvatel, zákony o volbách, stavební zákon, zákon o obcích, o místních poplatcích, o matrikách, zákon o svobodném přístupu k informacím a mnoho dalších). Takto zpracováváme především jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, údaje o uzavření manželství, o úmrtí a další údaje, zejména ze žádostí a dalších podání. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci na našem úřadě, případně je předáváme v rámci plnění zákonné povinnosti státním a dalším úřadům a veřejným institucím.

Dále zpracováváme na základě smluv údaje o našich zaměstnancích a dodavatelích či jejich zástupcích. Takto zpracováváme především jejich jmenné a kontaktní údaje, údaje o platu a odměně a dalších platbách, údaje pro zdravotní a sociální pojištění, bankovní spojení a další podobné údaje. Na základě smluv také zpracováváme údaje o kupcích a nájemcích nemovitostí. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci na našem úřadě, případně je předáváme v rámci plnění zákonné povinnosti ČSSZ, finanční správě, Úřadu práce ČR, zdravotním pojišťovnám a dalším úřadům.

Dále na základě plnění úkolu ve veřejném zájmu zpracováváme některé osobní údaje v dalších evidencích, například pro informování občanů, pro oceňování jejich jubileí, zajištění některých služeb (např. vyúčtování vodného a stočného), pro vypořádání veřejného projednání územního plánu a pro další účely. S těmito údaji pracují určení zaměstnanci na našem úřadě, v některých oblastech je předáváme i dalším příjemcům (například v oblasti územního plánu jeho pořizovateli ).

Na základě oprávněného zájmu obce zpracováváme některé osobní údaje v rámci ochrany majetku obce (například kamerové systémy, zabezpečení objektů), v rámci ochrany informačních a komunikačních systémů obce (například IP adresy návštěvníků webu, přihlašování na wifi). S těmito údaji pracují pouze určení zaměstnanci na našem úřadě, v případě incidentů je poskytneme Policii ČR či dotčeným osobám.

Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou k účelu, pro který je zpracováváme, případně po dobu stanovenou spisovým a skartačním řádem.

Osobní údaje nepředáváme do nečlenských států Evropské Unie.

Osobní údaje nejsou předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování.

 

 

 

 

 

[1] Čl. 38 odst. 5 ON

Pojmenování a popis agendy / parametr zpracování Osobních údajů

Pojmenování a popis agendy / parametr zpracování Osobních údajů  Mzdová a personální agenda Evidence obyvatel Smlouvy Bytové a nebytové hospodářství Evidence poplatků Spisová služba Vítání občánků, jubilea Jednotka sboru dobrovolných hasičů obce Knihovna Volby Účetnictví Evidence včelstev Probační a mediační služba Vidimace a legalizace Zápisy ze zastupitelstva, rady a výborů Zasílání informací občanům Stavební dokumentace Správní řízení Czech Point Úřední deska Poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb. Zákon o střetu zájmů
Jsem správcem nebo  zpracovatelem? Pokud zpracovatelem - pro jakého správce? (konkrétní označení) Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Správce Zpracovatel Zpracovatel Správce Správce
Účel zpracování Vedení mzdové a personální agendy Vedení evidence obyvatel Evidence smluv týkajících se obce Pronájem obecních bytů a vyúčtování služeb s nájmem spojených Vedení evidence pro vyměření poplatků Spisová služba Organizace vítání občánků a oslava jubileí Evidence členů jednotky Evidence čtenářů Organizace voleb Vedení účetnictví Vedení evidence včelstev Spisy odsouzených dokumentující výkon obecně prospěšných prací Evidence ovřených listin a podpisů Záznam o činnosti ogánů obce Komunikace s občany Evidence stavební dokumentace Evidece správních rozhodnutí Vyřízení žádostí Czech Point Evidence dokumentů sejmutých z úřední desky Evidence žádostí o informace Evidence dokumentů vytvořených dle zákona o střetu zájmů
Kategorie subjektu údajů (fyzických osob, jichž se údaje týkají) Zaměstnanci úřadu, zastupitelé, členové komisí a výborů Občané obce s trvalým pobytem Jakákoli fyzická osoba Nájemci, členové domácnosti Občané s trvalým pobytem v obci, vlastníci nemovitostí v katastru obce, nájemci hrobů Každý písemně kontaktující obec Občané obce Členové jednotky Jakákoli fyzická osoba v knihovně dobrovolně přihlášená Občané obce a ostatní oprávnění voliči Jakákoli fyzická osoba Občané obce, majitelé nemovitostí v obci Odsouzení k obecně prospěšným pracím Žadatelé (občané EU) Zastupitelé, dotčení občané Občané obce, majitelé nemovitosti Občané obce, majitelé nemovitostí v obci, dotčení občané Účastníci správního řízení Žadatelé o služby Czech Point Občané obce Žadatelé o informace Volení zástupci obce
Kategorie osobních údajů jméno, příjmení, dřívější příjmení, datum narození, místo narození, místo trvalého pobytu, rodné číslo, číslo OP, jméno, příjmení a rodné číslo dítěte zaměstnance, jméno a příjmení manžela/manželky, předchozí zaměstnání, vzdělání, předchozí praxe, druh pobíraného důchodu, počet dětí (u žen), zdravotní znevýhodnění, zdravotní pojišťovna, státní občanství a jiné osobní údaje s příčinným vztahem k realizaci pracovně-právního vztahu občané - jméno, příjmení, rodné příjmení, datum narození, pohlaví, místo a okres narození, rodné číslo, státní občanství, adresa místa trvalého pobytu, rodinný stav, informace o partnerství; zákonní zástupci, manželé, partneři, děti - jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození, rodné číslo, bankovní spojení, IČO, DIČ jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, částka jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození, kontakt veškeré osobní údaje jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště, jméno a příjmení zákonných zástupců jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození, kontakt, schopnost vykonávat činnost jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, číslo dokladu, datum narození, státní občanství, omezení svéprávnosti, číslo voličského průkazu jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, částka, jméno, příjmení a číslo účtu zákonného zástupce jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého bydliště bydliště, kontakt odsouzení - jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, datum narození, pohlaví, místo a okres narození, rodné číslo, státní občanství, omezení svéprávnosti, rodinný stav, děti, zákonní zástupci, manželé/manželky - jméno, příjmení, rodné číslo jméno, příjmení, datum narození, místo narození, adresa trvalého bydliště, číslo dokladu jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště jméno, příjmení, telefonní číslo, adresa trvalého pobytu jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, parcelní číslo, datum narození jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození, věc rozhodnutí jméno, příjmení, místo a okres narození, datum narození,  číslo dokladu dražební vyhlášky - jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození, předmět dražby, finanční částka jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození či jiný druh osobních údajů, který pro účel zpracování uvedené osoby samy sdělí jméno, příjmení, datum narození, údaje o podnikání a zaměstnání, informace o majetku, příjmech, darech a závazcích
Příjemce osobních údajů nebo kategorie příjemců účetní, starosta, administrativní pracovnice, ČSSZ, ZP, ÚP účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní účetní, starosta, administrativní pracovnice, pamětní kniha k nahlížení veřejnosti účetní, starosta, administrativní pracovnice, nahlížení veliteli knihovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice, volební komise účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice, nahlížení zastupitelům, veřejnosti účetní účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice účetní, starosta, administrativní pracovnice
Doba uchování osobních údajů max. 30 let (viz spisový a skartační řád) max. 50 let (přihlašovací lístek k trvalému pobytu; viz spisový a skartační řád) 5 let (viz spisový a skartační řád), v případě, že je smlouva nedílnou součástí jiných dokumentů viz doba uchování těchto dokumentů max. 10 let (viz spisový a skartační řád) 5 let (viz spisový a skartační řád) 5 let (viz spisový a skartační řád) pamětní kniha - trvale, seznam - 1 rok po akci po dobu členství v jednotce po dobu aktivního čtenářského účtu max. 10 let (viz spisový a skartační řád) max. 10 let (viz spisový a skartační řád) 5 let (viz spisový a skartační řád) 5 let (viz spisový a skartační řád) 5 let (viz spisový a skartační řád) 10 let (viz spisový a skartační řád) po dobu využívání komunikačních nástrojů 5 let (viz spisový a skartační řád) max. 10 let (viz spisový a skartační řád) doba uchování viz § 56a odst. 4 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech 1 rok (viz spisový a skartační řád) 5 let (viz spisový a skartační řád) 5 let (viz spisový a skartační řád)
Předávají se  osobní údaje mimo EU? Pokud ano, podrobnosti o předání NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE
Právní titul účelu zpracování dle čl. 6/1 ON:
a) souhlas
b) plnění smlouvy
c) splnění právní povinnosti
d) nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu
e) splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu či při výkonu veřejné moci na základě pověření
f) oprávněný zájem příslušného správce či třetí strany		 c c b c c c e c c c c c e c e a c c c c c c
Právní základ pro zpracování (pro případ titulu dle čl. 6 odst. 1 písm. c), e), f) + v případě písm. f) oprávněné zájmy správce nebo třetí strany   § 312 zákona č. 262/2006 Sb., zákon č. 435/2004 Sb., zákon č. 586/1992 Sb., zákon č. 582/1991 Sb., zákon č. 48/1997 Sb., zákon č. 309/2006 Sb., Nařízení vlády 201/2010 Sb. zákon č. 133/2000 Sb. o evidenci obyvatel a rodných číslech Není třeba vyplnit buňku. zákon č. 128/2000 Sb. o obcích, zákon č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník) zákon č. 280/2009 Sb. (daňový řád), zákon č. 565/1990 Sb. o místních poplatcích, zákon č. 185/2001 Sb. o odpadech, zákon č. 256/2001 Sb. o pohřebnictví, zákon č 274/2001 Sb. o vodovodech a kanalizacích zákon č. 499/2004 Sb. o spisové službě a archivnictví § 36a a § 149a zákona č. 128/2000 Sb. o obcích §29 a §68 zákona č. 133/1985 Sb., o požární ochraně zákon č. 257/2001 Sb. o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb zákon č. 275/2012 Sb. o volbě prezidenta republiky, zákon č. 62/2003 Sb. o volbách do Evropského parlamentu, zákon č. 491/2001 Sb. o volbách do zastupitelstev obcí, zákon č. 130/2000 Sb. o volbách do zastupitelstev krajů, zákon č. 247/1995 Sb. o volbách do Parlamentu České republiky zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví § 51 odst. 3 zákona č. 326/2004 Sb., o rostlinolékařské péči v platném znění a § 7 a 8 vyhláška č. 327/2012 Sb., o ochraně včel, zvěře, vodních organismů a dalších necílových organismů při použití přípravků na ochranu rostlin zákon č. 257/2000 Sb., o probační a mediační službě zákon. č. 21/2006 Sb. o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu, zákon č. 365/2000 Sb. zákon č. 128/2000 Sb. o obcích Není třeba vyplnit buňku. zákon č. 183/2006 Sb. o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon) zákon č. 500/2004 Sb. (správní řád), zákon č. 114/1992 Sb. o ochraně přírody, zákon č. 361/2000 Sb. o provozu na komunikacích zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech zákon č. 128/2000 Sb. o obcích, zákon č. 26/2000 Sb. o veřejných dražbách, zákon č. 99/1963 Sb. (občanský soudní řád) zákon č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím zákon č. 159/2006 Sb., o střetu zájmu
Zda poskytování osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, zda subjekt údajů má povinnost OÚ poskytnout + důsledky neposkytnutí zákonný zákonný smluvní zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný NE zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný zákonný
Pokud se údaje nezískaly od subjektu údajů a jejich získání není uloženo zákonem, jaký je zdroj osobních údajů? X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, pokud ano, informace o tom NE NE NE NE NE NE ne NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE NE
                                             

Postupy správce při splnění požadavků, plynoucích z práv subjektů údajů

Postupy správce při splnění požadavků, plynoucích z práv subjektů údajů

Manuál pro obce

Obsah

I.       Co může být předmětem žádosti?. 2

II.      Jak se žádosti vyřídí z hlediska postupu?. 2

Obecně. 3

Forma a místo podání žádosti 3

Začátek, délka a přerušení lhůty pro vyřízení žádosti 3

Identifikace žadatele. 3

Výzva k upřesnění žádosti 4

Vyhledání požadovaných osobních údajů. 4

Poplatek za administrativní náklady a postup při jeho vyžádání 5

Forma poskytnutí informací 5

Rozhodnutí o žádosti 6

Zabezpečení přenosu informací – osobních údajů. 6

III.         Jak se žádosti vyřídí z hlediska obsahu?. 6

a)      ZDA o něm určité údaje uchováváme a zpracováváme (čl. 15 ON). 6

b)     Dozvědět se informace o tom, jaké jeho osobní údaje zpracováváme a jak (čl. 15 ON). 6

c)      Získat své plné osobní údaje ve formě jejich kopie (čl. 15 ON). 7

d)     Získat své údaje v přenositelné formě (přenositelnost údajů, čl. 20 ON). 8

e)     Požádat o opravu svých nepřesných osobních údajů (čl. 16 ON). 8

f)      Požádat o výmaz svých osobních údajů, u kterých nebylo nebo již zaniklo právo správce je zpracovávat (čl. 17 ON)  8

g)      Požádat o omezení zpracování svých osobních údajů, pokud nejsou přesné, zpracovávají se protiprávně nebo naopak si žadatel nepřeje, aby se vymazaly, i když by to z jiných důvodů bylo namístě, 9

h)     Podat námitku proti zpracování svých osobních údajů. 10

i)       Nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování. 10

IV.         Informace aktivně poskytované subjektům údajů (na webu, ve smlouvách, v žádostech a podáních, v prostoru kamerového systému, při získání souhlasu apod.). 10